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17 décembre 2020
Association

Gérer ses documents

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Ajouter un document

Pour ajouter un document, rendez-vous dans Publication > Média > Documents.

Cet onglet va vous permettre de stocker en ligne tout type de document pouvant être rattaché à un événement ou à une rubrique. Vous obtenez ainsi une gestion électronique de documents complète, avec la possibilité de les partager avec les membres de votre association.

Choisissez le dossier dans lequel déposer le document, celui-ci devra être créé au préalable dans l’onglet « Gestion des dossiers ».

Déposez votre fichier, donnez-lui un libellé, une date de publication et un commentaire si besoin, et indiquez sa visibilité.

Modifier/Supprimer un document

Pour modifier ou supprimer un document, rendez-vous dans Publication > Média > Documents puis dans l’onglet Modification/Suppression.

Cette rubrique vous permet de visualiser toute l’arborescence des dossiers et sous-dossiers créés et vous donne la possibilité de visualiser mais aussi de modifier les fichiers qui y sont liés. Un formulaire de recherche vous permet de recherche un document par date d’ajout (mois ou année), par s’il est public ou non, par mots clé et par champ de recherche (titre, contenu, commentaire).

Cliquez sur  pour voir l’historique des téléchargements du document.

Cliquez sur  pour modifier le document.

Cliquez sur  pour supprimer le document.

Gestion des dossiers de documents

Pour gérer vos dossiers de documents, rendez-vous dans Publication > Média > Documents puis dans l’onglet « Gestion des dossiers ».

Vous pourrez y créer les dossiers et sous-dossiers dans lesquels vous allez déposez les fichiers. Il faut tout d’abord sélectionner le dossier parent auquel vous souhaitez rattacher votre dossier. Vous pouvez ensuite créer un « nouveau dossier» ou renommer un dossier existant. Vous pouvez aussi supprimer les dossiers préalablement créés. Attention une suppression engendrera systématiquement la suppression de tous les fichiers liés à ce dossier.




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